Drei Tipps, um ein Projekt erfolgreich zu liefern

Ich werde oft nach meinen Gedanken gefragt, Projekte erfolgreich zu liefern - schließlich hatte ich über die Jahre viel Erfahrung in diesem Bereich. Ich hatte das Glück, an einigen faszinierenden Projekten in einem breiten Spektrum von Branchen und Sektoren mit Kunden zu arbeiten, die alle ihre eigenen einzigartigen Anforderungen an den Tisch gebracht haben. Es ist immer eine große Herausforderung, auf die Bedürfnisse aller Beteiligten einzugehen, ihre Erwartungen zu übertreffen und dafür zu sorgen, dass jeder den Prozess der gemeinsamen Umsetzung des Projekts genießt. Dies ist jedoch eine große Herausforderung.

Hier sind nur ein paar Gedanken zu einigen Dingen, die - wenn sie richtig gemacht werden - meine Arbeit über die Jahre etwas einfacher gemacht haben.

  1. Es zahlt sich nie aus, den Entdeckungszeitraum zu beschleunigen - und es lohnt sich immer, den Rahmen zu finden

Es ist ein natürlicher Instinkt - der Kunde, der Projektmanager und das Lieferteam wollen einfach anfangen. Sie haben ein erstes Kick-off-Meeting, Sie erhalten eine ungefähre Vorstellung davon, was jeder erreichen möchte, und geben Ihrem Team dann grünes Licht, um sofort mit der praktischen Umsetzung des Projekts fertig zu werden.

Meiner Erfahrung nach ist dies ein Ansatz, der normalerweise nach hinten losgeht. Es ist völlig verständlich, dass in diesen ersten Meetings der Fokus darauf liegt, was wann geliefert wird. Der Kunde möchte wissen, was er bekommt und wann es passiert. Aber ich habe festgestellt, dass es sich wirklich lohnt, mehr Zeit mit dem gesamten Team zu verbringen - sowohl auf der Kunden - als auch auf der Projekt - Seite, um nicht nur das Endziel zu definieren, sondern auch den gesamten Umfang von das Projekt.

Es ist so viel produktiver, früh genug Zeit zu investieren, um genau zu erfahren, was alle von dem Projekt erwarten - und zwar in jedem Stadium - bevor es in eine rasante Eile geht. Nutzen Sie diese Zeit, um zu verstehen, was diese Ziele sind - und was nicht - und versuchen Sie, wenn möglich, die Wahrscheinlichkeit von Überraschungen zu minimieren, die zu irgendeinem Zeitpunkt im Prozess auftauchen.

  1. Wirklich zu verstehen, was jeder, der an dem Projekt beteiligt ist, wirklich will (und was sie dagegen tun können)

Auch hier handelt es sich um einen Bereich, in dem es einfach ist, sich zu beeilen und anzunehmen, dass Sie wissen, was jeder durch das Projekt, an dem Sie arbeiten, erreichen möchte. Aber ich habe festgestellt, dass es sich immer lohnt, eine gründliche Analyse aller Stakeholder in einem Projekt durchzuführen, ihnen zuzuhören und ihnen Fragen zu stellen, die nicht nur zeigen, was sie wollen und brauchen, sondern auch, wie sie das Ergebnis beeinflussen können des Projekts ist.

Manche Leute werden viel verlangen, aber eine begrenzte Fähigkeit haben, den Gesamterfolg oder das Scheitern des Projekts tatsächlich zu beeinflussen. Andere - ein leitender Angestellter zum Beispiel - können nur einen begrenzten Beitrag in Bezug auf ihre tatsächliche Zeit im Projekt haben, aber ihr Einfluss und ihre Macht darüber könnten wesentlich höher sein. Erfahren Sie frühzeitig, wer was von dem Projekt, an dem Sie arbeiten, möchte - aber noch wichtiger, erfahren Sie, wer in der Lage ist, Ihnen bei der Umsetzung des Projekts zur Zufriedenheit der Mehrheit der beteiligten Akteure zu helfen.

  1. Kommunizieren Sie weiter - aber nur wenn es nötig ist

Dies führt zu meinem letzten Ratschlag, der die Notwendigkeit einer klaren, konsistenten und effektiven Kommunikation betrifft. Zu verstehen, wer in Machtposition ist - in Bezug auf den Einfluss auf Ihr Projekt - ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie während des gesamten Projekts effektiv kommunizieren wollen. Jeder, der während eines Projekts vergessen hat, jemanden, der einen Einfluss auf eine E-Mail hat, zu kopieren (oder umgekehrt jemanden, der leitender strategischer Denker ist, zu einem operativen Meeting, an dem er nicht teilnehmen muss), wird verstehen, wie wichtig gezielte, relevante Kommunikation ist ist.

Natürlich muss dies in alle Richtungen verlaufen - Ihr eigenes Projektteam muss die Ziele des Projektplans und vor allem seine eigenen Rollen klar definieren.

Während das Projekt fortschreitet, müssen sie eine klare Aufzeichnung darüber haben, wie die Dinge voranschreiten, und sicherstellen, dass sie relevante Informationen nur mit den Leuten teilen, die sie wirklich sehen müssen. Und noch einmal, ich wiederhole die Notwendigkeit, sich immer zu überprüfen, bevor Sie ein Meeting buchen oder eine E-Mail senden. Wenn Sie es nicht planen, oder Sie senden es nicht, wird sich jemand darum kümmern? Wenn nicht, verschwenden Sie keine Zeit mehr - es ist wichtig, dass Sie sicherstellen, dass jedes einzelne Meeting, jeder Anruf oder jede E-Mail für alle Seiten einen Wert hat. Machen Sie sich also klar, was Sie bei einer Interaktion erreichen wollen, begrenzen Sie die dafür vorgesehene Zeit und notieren Sie die daraus resultierenden Handlungen und Ergebnisse.

Sprechen Sie schließlich mit dem Kunden - vor, während und nach der Projektauslieferung. Wenn das Projekt selbst nicht seinen Erwartungen entspricht (und selbst wenn dies der Fall ist), ist es wichtig, dass Sie zuhören, was sie über ihre Erfahrungen zu sagen haben. Nehmen Sie das Feedback an Bord und verwenden Sie es, um das nächste Projekt auf einen noch höheren Standard zu bringen.

Robert Weider

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